各单位、各部门：

根据《广西壮族自治区机关企事业档案工作年度检查办法》《桂林生命与健康职业技术学院档案管理办法》和《桂林生命与健康职业技术学院档案归档实施办法》等文件精神和要求，为确保学校各类档案及时、完整归档，进一步推进学校档案工作的科学化、规范化、制度化管理，现制定学校2024年档案材料归档工作方案，具体如下：

一、归档工作要求

（一）各部门领导要高度重视本单位归档工作

原则上要求各部门指定专人整理、移交档案，若无专职档案员则需指定一名兼职档案员。各单位领导要把档案工作纳入本部门年度工作计划，积极支持兼职档案员的工作，保证他们有足够的时间和精力做好各类档案的立卷归档工作，积极配合档案室做好档案归档的业务指导、培训和督促检查工作，认真检查本单位档案员履行档案岗位职责情况，保证本部门档案及时、完整归档。

（二）兼职档案员要认真做好本部门立卷归档工作

各单位兼职档案员要认真做好平时预立卷工作，根据本单位不同种类归档材料的形成特征，对照高等学校档案类目进行合理分类，保证归档材料的完整、准确、系统、安全；按照学校档案管理制度确定的归档内容和要求，将已办理完毕的材料进行鉴定、分类、整理、编目，认真填写《档案材料移交登记表》，并按时移交至学校档案室；同时加强与档案室的联系，积极接受业务指导和监督检查，做好归档材料的安全和保密工作。

二、收集归档内容

（一）各单位文件材料收集归档的具体内容参照《桂林生命与健康职业技术学院关于印发<档案归档实施办法>的通知》（桂康〔2022〕29号）执行。

（二）学校建校以来至2023年12月31日形成的材料。

（三）单位和个人获得市厅级以上的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗，对外交流活动中获赠的具有保存价值的实物礼品要移交档案室统一保存。

（四）归档材料除了参照学校档案归档范围和保管期限外，还应加强以下几个方面材料的收集归档：

1．学校各单位立项建设性材料，要求纸质与电子同步归档。

2．教学类应加强招生录取阶段、毕业阶段以及学生成绩单等材料的收集归档。

3．科研类应加强国家、省部级科研项目（课题）以及科研成果获奖材料的收集归档，归档内容包括：立项通知书、申请书、合同书、论文（著作）、结题报告书等。

4．声像类应加强国家级、自治区级多媒体课件大赛获奖课件光盘；国家级、区级精品课程光盘；教学质量评价光盘；学校教学会议录音、录像、照片；教学比赛录音、录像、照片；历年毕业学生及各类培训班毕（结）业集体照等材料的收集归档。

三、收集归档要求

（一）收集归档的各类文件材料要求为原件，复印件和传真件等一般不能作为归档文件材料。

（二）反映学校重大活动和重要工作的具有保存价值的文件材料要求纸质文件材料与电子文件材料同步归档。

（三）各部门、各单位归档材料移交至学校档案室需同时提交移交目录一式二份，交接双方当面检查、验收、签字。文件材料与移交目录不符合规范要求的，档案室不予接收，待重新修正后再办理移交手续。

四、收集归档时间及检查

（一）文书档案：档案室检查及对兼职档案员业务培训时间为2024年4月中旬-5月中旬，各单位移交归档材料时间为2024年5月30日至6月30日。

（二）学生档案：毕业生档案在每年春季学期期末进行整理移交出库，新生档案材料在每年秋季学期开学后两个月内完成整理移交工作，具体实施方案根据开学时间拟定。

未尽事宜请与学校档案室联系：0773-5581758。

附件：1．桂林生命与健康职业技术学院档案归档实施办法

2．归档文件目录

3．备考表

4．档案材料移交登记表

5. 实物礼品、声像、电子文件材料移交登记表

党政办公室  

2024年4月16日